arrow_drop_up arrow_drop_down
4 juni 2020 

Op zoek naar een nieuw ERP-systeem? Voorkom deze veelgemaakte fout

Stel je staat op het punt om een nieuw ERP-systeem te gaan aanschaffen. Dan is hier een reden voor, want een nieuw ERP-systeem implementeren gaat niet zonder slag of stoot. Het is een kostbare zaak en vraagt veel van de medewerkers in een bedrijf. Tegelijkertijd is de aankondiging van een nieuw applicatie vaak al reden om lopende zaken uit te stellen totdat het nieuwe systeem er is. In de wandelgangen ontstaat dan vaak een sfeer van: “dat doen we straks in het nieuwe systeem wel”. “Oh jammer dat dit nu niet kan, over een jaar kan het wel in het nieuwe systeem”.

Uitstelgedrag

Ik verbaas me altijd weer over het gemak waarmee een nieuw systeem, die nog er nog niet is, functionaliteiten krijgt toegedicht die niemand nog gezien heeft. Wel worden allerlei zaken hierdoor onnodig op de lange baan geschoven. Zonde wat mij betreft en niet nodig.

De meeste ERP-systemen ondersteunen de bedrijfsprocessen nu prima, want u levert dagelijks aan klanten u diensten en producten zonder al teveel problemen. Het zal ongetwijfeld beter kunnen, maar is het echte probleem wel het huidige ERP-systeem? Een aantal jaar geleden is er toch goed over nagedacht en in het begin werkte het naar behoren. Waar zit het echte probleem?

ERP kan langer mee

Er zijn maar heel weinig goede redenen om over te stappen naar een nieuw systeem als u niet eerst alles uit het huidige systeem heeft gehaald. Ik heb klanten die ERP-systemen gebruiken van 10-tallen jaren oud. Die zijn inmiddels over houdbaarheidsdatum, maar draaien nog steeds. Op een gegeven moment zijn er technische redenen om over te stappen, maar de business blijft er op draaien. Hoe dit kan? Ze hebben één ding heel goed voor elkaar. Namelijk de data die in de ERP-systemen zit, kloppend gemaakt en gehouden.

Data als olie in de motor

Zie uw ERP-systeem als de motor van uw bedrijf. De motor heeft verse olie nodig om juist te functioneren. Als u geen olieonderhoud uitvoert, gaat de motor slechter lopen en loopt op een gegeven moment vast. Zo is het ook met een ERP-systeem, in het begin loopt alles soepel, want de data (enige keer dat ik data ga vergelijken met olie) in het ERP-systeem raakt al snel vervuilt en dit merkt u bij elke actie die u doet.

Bij het opvragen van klanten, bij maken van orders, bij het opstellen van rapportages. Continue loopt u tegen de slechte data aan. De motor krijgt de schuld, maar het is de data. Deze is niet goed onderhouden en dus ontstaan er allerlei problemen.

Nieuwe motor of olie verversen?

Uiteraard zorgt een nieuw informatiesysteem voor schone data. Want u gaat opnieuw beginnen. Maar het is wel een dure manier van olie vervangen. De motor vervangen om de olie te verversen is een overdreven zou ik zeggen. Bovendien heeft u uw vorige ERP-systeem nooit optimaal gebruikt en omdat u de gaten die er altijd al waren niet herkende heeft u ze ook niet opgenomen in het nieuwe ERP-systeem. Ik durf de stelling wel aan, dat de meeste bedrijven die overstappen naar een nieuwe ERP-systeem, in eerste instantie een gevoel van achteruitgang ervaren. Men moet weer wennen en het oude systeem had ook wel voordelen.

Oplossing

Door te focussen op de data in het ERP-systeem en te zorgen dat deze op orde is, zul je merken dat het huidige ERP-systeem ineens weer veel beter gaat werken. Je moet dit wel blijven doen, want data raakt in no-time opnieuw vervuilt. Een goede business intelligence kan hierbij helpen. Bovendien zorg je met een goede BI-omgeving voor een stukje verlichting bij de OLTP-systemen. Dit zijn de systemen die u kent als ERP, CRM en HRM systemen. Met een goed BI-systeem kunt u zowel data controleren, aanvullen en omzetten in nuttige informatie. Als dit u grootste bezwaar is met het huidige ERP-systeem, dan zal een nieuw ERP-systeem hier ook geen oplossing bieden.

Een goede BI-oplossing zorgt ervoor dat u ook makkelijk kunt overstappen naar een ander ERP-systeem als u daar klaar voor bent. U heeft de data immers op orde en u hoeft niet per sé alle oude data over te nemen. Ook kunnen moderne BI-systemen goed data onderling koppelen, waardoor u een mix aan applicaties kunt gebruiken, hierdoor kunt u gefaseerd overstappen naar nieuwe systemen. Vaak wordt er een groot moment gemaakt van een nieuw ERP-systeem, maar waarom niet in fasen overgaan? Geeft veel rust.

Zo kun je de huidige bottlenecks simpel oplossen en bovendien een langdurig ERP-traject uitstellen. Als bijkomend voordeel weet je, als het moment daar is, wat je echt wilt met het ERP-systeem en kun je zelfs zeer eenvoudig over stappen, zonder je huidige kennis te verliezen. Want die is verzekert in je data oplossing. Wil je weten waar de bottleneck echt zit? Doe de data bottleneck quiz en kom er in een paar vragen achter.

 

Over de schrijver
Met mijn 20+ jaar ervaring herken ik data organisatie problemen als geen ander en kan ik u helpen bij het beter omgaan met data. Daardoor wordt rapporteren en analyseren eenvoudiger en haalt u de meeste waarde uit uw data. Samen met u kijk ik naar de huidige situatie en maak ik een plan om een stabiele data organisatie op te zetten. Dit zorgt ervoor dat u beschikt over betrouwbare data in uw rapportages. Om te zorgen dat u er geen omkijken naar heeft, geef ik garantie op de werkzaamheden.
Reactie plaatsen