Master data services is een onderdeel van Microsoft SQL-Server die bedoeld is om masterdata te onderhouden. Het beheer van stamgegevens zoals klantinformatie, artikel informatie, leveranciers informatie vindt over het algemeen plaats in het ERP-systeem. Het onderhouden van deze gegevens is tijdrovend en complex, zeker als er meerdere systemen zijn waarin deze gegevens worden vastgelegd. De meeste systemen zijn niet erg geschikt om te integreren met andere systemen waardoor veel gegevens dubbel ingevoerd moet worden, het meest logische zou zijn om de gegevens eenmaal vast te leggen en te distribueren naar de verschillende onderliggende systemen. Daarnaast is het valideren van de ingevoerde gegevens op basis van bedrijfsregels een must.
Stam gegevens herkennen
Het herkennen van stamgegevens is niet altijd eenvoudig, een vuistregel luidt als volgt: “de data moet niet gekoppeld zijn aan een bepaalde gebeurtenis, maar blijft gelijk over een langere periode. Het mag dus geen transactie zijn zoals een factuurregel.”
Door stamgegevens vast te leggen via Master data services is het mogelijk om een centraal punt te creëren waar vandaan andere systemen een abonnement kunnen nemen op deze informatie. De stamgegevens worden simpelweg ingevoerd via Master data services, gevalideerd en verspreid zodra aan alle voorwaarden is voldaan. Ook is het mogelijk om gegevens geautomatiseerd in te lezen in MDS.
Naast het beheren van stamgegevens kan MDS ook toegepast worden om aanvullende gegevens vast te leggen voor bijvoorbeeld rapportagedoeleinden. Indien een aanpassing van het bronsysteem, zoals een ERP-pakket, niet wenselijk of tijdrovend is. Middels MDS kan snel een oplossing geboden worden om aanvullende gegevens in te voeren. Denk hierbij aan het groeperen van informatie zoals klanten en artikelen of het koppelen van gegevens uit meerdere bronsystemen. Ook kan bijvoorbeeld een grootboek rekeningschema met diverse hiërarchieën opgezet worden, die vervolgens eenvoudig door de financiële afdeling beheerd kan worden.
Master data services bevat onder andere de volgende eigenschappen:
- versie-beheer
- data validatie
- uitgebreide beveiligingsmogelijkheden
- Active Directory groepen en gebruikers
- workflow’s toevoegen
- uitgebreide transactie logs
- ontworpen voor zeer uiteenlopende toepassingen
Er zijn drie mogelijkheden om gegevens in MDS in te voeren, via de webinterface, via Excel en doormiddel van een geautomatiseerd proces. Master data services is beschikbaar voor SQL-Server Enterprise editie vanaf 2008 R2.
