Het ICT-vakgebied wordt gekenmerkt door woorden die niet direct iets zeggen voor veel mensen. Het onderdeel business intelligence is hier geen uitzondering op, ook hier vliegen de buzzwords je om de oren. Terwijl juist heldere terminologie zo belangrijk is om tot een goede oplossing te komen. De definities van ogenschijnlijke simpele termen als product, klant en leverancier kunnen per afdeling nogal eens verschillen. Het maken van rapportages wordt daardoor direct beïnvloed en complexer. Zelf leerde ik een aantal jaar geleden ook een nieuw woord, namelijk: Entropie.
Chaos
In eerste instantie vond ik het maar vergezocht om dit in verband met data te gebruiken. Ik zocht de betekenis op en het kwam neer op een bekender woord, namelijk ‘wanorde’. De natuurlijke neiging van iets om te ontaarden in chaos. Met andere woorden: Hoe meer data, hoe meer chaos of bij veel data, krijg je ook vanzelf chaos. De kunst is om die chaos te beperken en op zijn minst te onderkennen dat het beheren van data al snel chaotisch wordt. Dat zien we dagelijks om ons heen gebeuren. Op hoeveel plekken heeft u uw vakantiefoto’s veilig gesteld, of hoe vaak stuurt u een leuk bericht door naar een ander. Veel data analyse gaat bijna op vergelijkbare wijze, de data wordt geknipt en geplakt en verder bewerkt in bijvoorbeeld Excel. Vervolgens wordt het omgezet naar een presentatie formaat en rondgestuurd.
De snelle oplossing
Data wordt te pas en te onpas gekopieerd en verspreid. Om rapportages te maken worden er dagelijks van allerlei exports gemaakt en overzichten in elkaar gezet om te zorgen voor de juiste inzichten. De roep naar technische oplossingen is groot en de verleiding is groot om te kiezen voor snelle oplossingen, die op de korte termijn een uitweg uit de chaos bezorgen. De keerzijde is over het algemeen dat de onderliggende data chaos toeneemt. Deze oplossingen bieden geen solide basis voor de toekomst en gaan uiteindelijk ten onder aan de problemen die het zelf veroorzaakt heeft.
Natuur
Hoewel geen enkele oplossing entropie kan voorkomen, het is immers de natuur, is het wel degelijk mogelijk om hier veel beter mee om te gaan. Het opzetten van een data organisatie zou eerste prioriteit moeten zijn. Als u een duurzame en succesvolle data huishouding wilt is het opzetten van een goede data organisatie een vereiste. Deze zorgt voor een structuur die helpt op de lange termijn en staat los van de onderliggende ERP, CRM of andere systemen die u heeft. Het gaat in eerste instantie over de business, de techniek komt later pas.
