arrow_drop_up arrow_drop_down
Data focus
5 september 2020 

Data focus

Je kan je tijdens een BI-project op van alles focussen. Je kan je focussen op de applicatie bijvoorbeeld. Applicaties zijn aan verandering onderhevig, er komen applicaties bij en er gaan applicaties weg. Door te focussen op applicatie is de verleiding groot om een oplossing te zoeken die past bij die specifieke applicatie en daardoor te veel invloed heeft op het ontwerp van het te leveren product.

Applicatiefocus

Vaak is de applicatie een invulling van hoe andere de business op dat moment wilde vormgeven, maar dat beeld is meestal al tijdens de implementatie weer achterhaald. De applicatie is met veel pijn en moeite aangepast aan de klant of de klant heeft zich aangepast aan de applicatie. Het is vaak wel zo door de te focussen op de applicatie dat je snel producten kunt bouwen die op korte termijn veel waarde toevoegen. Dit voordeel verdwijnt zodra de wensen toenemen vanuit de klant. Men wil graag data van verschillende applicaties aan elkaar knopen.

Klantfocus

Het woord klant is nu al een paar keer gevallen en dat brengt ons bij een andere manier van focussen, namelijk op de klant. De klant weet precies wat hij wil en kan dat in mooie verhalen perfect aan u vertellen. Ook u ziet de toegevoegde waarde en op het eerste gezicht lijkt het allemaal voor de hand te liggen. Helaas sluiten de wensen meestal niet aan bij wat de applicatie vastlegt of is het vergezicht, geschetst door de klant, helemaal niet wat hij in de praktijk uitvoert als hij zelfstandig analyses maakt. De analyses die hij maakt of die hij gebruikt zijn de producten. Denk daarbij aan dashboards, rapporten en Excel walhalla’s of eigengemaakte Access apps.

Productfocus

Dat is het, we focussen op producten. “What could possible go wrong” zou je zeggen. En van alle keuzes die tot nog toe aan bod gekomen zijn, is dit de meest optimale keuze. Want door te focussen op producten, kun je als het meezit snel leveren en de klanten blij maken met op maat gemaakte producten. De data verzamelen we met allerlei constructies bij elkaar, het gaat immers om het product dat geleverd wordt aan de klant, de achterkant is daarbij minder van belang. Dat we hiermee een technische schuld opbouwen, wordt op dat moment niet gevoeld. Wel moeten we rekening houden met meer incidenten en zal het onderhoud veel mankracht vergen. Zeker als het allemaal blijkt te werken en dus de vragen vanuit de business zullen toenemen.

Je klinkt niet echt overtuigd? Is er nog een manier van focussen?

Ja, DATA focus.

Door te focussen op data, kun je de voordelen van alle drie benutten. Laat het applicatie-denken los en kijk puur naar de data die deze applicaties bevatten. Door te richten op de data wordt duidelijk wat de data betekent en verzamel je een schat aan business kennis die later veel voordeel gaan opleveren bij het opzetten van een solide data-architectuur. Ook is kennis van de applicatie ondergeschikt geworden, wat de data ons verteld wordt belangrijk. Denk daarbij ook aan de schema’s van de data. Dus de metadata van de tabellen, XSD’s of andere schemata van de bronnen. Maak deze visueel zichtbaar met een tool. Zorg dat deze dataschema’s bekend zijn en visueel weergegeven kunnen worden. Hoe de applicatie zelf werkt wordt dan minder van belang. Dat kan na het doorgronden van de data nog eenvoudig gevraagd worden, mocht dat nodig geacht worden.

Data zegt meer dan een functioneel ontwerp

In de praktijk blijkt de data meer te vertellen dan het beste beschreven FO dat ik ooit gezien heb. Daarnaast is het van belang deze bronnen visueel te maken in goede datamodellen. Door dit visueel te maken, wordt het eenvoudiger om de verbanden te lezen tussen de verschillende databronnen. Ook worden hier de contouren zichtbaar en welke data met elkaar gekoppeld kunnen worden over applicaties heen. Business keys bijvoorbeeld zullen langzaamaan naar de oppervlakte komen.

Deze data is logisch, maar wat te doen bij de klantfocus? Daar zul je toch moeten spreken met de klant? Naar zijn verhaal luisteren? Absoluut. Maar focus ook daarbij op de data. Kijk naar de gebruiksgegevens van de rapportages, welke rapporten gebruikt hij echt, ga samen door de analyses heen die hij gebruikt en bekijk wat er met de hand gedaan wordt. Vorm een beeld van het proces dat de klant doorloopt om tot een resultaat te komen. Welke formules en trucen haalt hij uit om gewenste antwoorden te vinden. Op die manier komen ook achterliggende wensen naar voren en kan hun haalbaarheid vaak simpel getoetst worden aan het eerdergenoemde visuele model.

Borgen van kennis

Deze kennis kan ook geborgd worden in een model, namelijk het bedrijfsdatamodel. Deze geeft de business weer zoals we deze voor ons zien, zonder rekening te houden met de applicaties die de data moeten leveren. Wel weten we zo precies wat we graag zouden hebben en door deze twee modellen te koppelen, zien we vanzelf wat er nu mogelijk is en waar er nog gaten te vinden zijn. Ook ontstaat er duidelijkheid over de communicatie over de business. Overal wordt dezelfde terminologie gebruikt, data definities worden helder en zijn beschreven. Nu we het model gereed hebben is tijd om het transformatiemodel op te tuigen zodanig dat de dataorganisatie ook technisch aangesloten kan worden.

Benodigdheden worden als vanzelf zichtbaar

De producten verschijnen nu als vanzelf aan de oppervlakte. De onderliggende data is helder en het gewenste model aan de voorkant is vastgesteld. De transformaties zijn vastgelegd en er kan business value geleverd worden. Dit klinkt als een langdurig project. En dat klopt ook, als er wordt gekozen om dit met de hand te doen. Maar dat hoeft gelukkig niet meer. Wel is andere manier van denken nodig. En dat begint met DATA focus. DATA focus.

Door te focussen op data kom je los van verschillende vormen van denken die je de verkeerde kant op sturen. Het enige wat telt is data. Data vanuit de verschillende applicaties, data over het gebruik van rapporten en analyses, inhoud van de zelfgemaakte Excel, Power BI en Access bestanden enzovoort.

Over de schrijver
Met mijn 20+ jaar ervaring herken ik data organisatie problemen als geen ander en kan ik u helpen bij het beter omgaan met data. Daardoor wordt rapporteren en analyseren eenvoudiger en haalt u de meeste waarde uit uw data. Samen met u kijk ik naar de huidige situatie en maak ik een plan om een stabiele data organisatie op te zetten. Dit zorgt ervoor dat u beschikt over betrouwbare data in uw rapportages. Om te zorgen dat u er geen omkijken naar heeft, geef ik garantie op de werkzaamheden.
Reactie plaatsen