Wanneer BI rapportage?

Bent u verantwoordelijk voor de rapportage en analyse binnen uw organisatie en maakt u hierbij vaak gebruik van Excel, dan kan een combinatie van draaitabellen en de mogelijkheden van SQL Server Analysis Services uitkomst bieden.

Regelmatig importeren vanuit een andere applicatie zoals een ERP-systeem?

Bent u regelmatig bezig met het exporteren van gegevens vanuit een applicatie om deze vervolgens te importeren in een uitgebreide Excel werkmap met veel aan elkaar gekoppelde werkbladen, dan weet u dat dit een tijdrovende bezigheid kan zijn. Bovendien is de uitwisseling van deze gegevens met andere gebruikers niet altijd even eenvoudig. Zeker als bepaalde data beter niet aan iedereen getoond kan worden. De import en export procedure vervalt volledig met een gedegen OLAP cube als databron. Meerdere databronnen of applicaties tijdens dit proces is geen enkel probleem voor Analysis Services. Excel biedt de mogelijkheid om eenvoudig te verbinden met een cube en kan de data vervolgens tonen in draaitabel vorm.

Extra mogelijkheden van een cube

Doordat de cube centraal op een systeem staat kan deze door meerdere gebruikers gebruikt worden en kan daarbij ook aangegeven worden welke gegevens getoond mogen worden met daarbij rekening houdend wie er naar kijkt. Bovendien beschikt iedereen op hetzelfde moment over dezelfde gegevens, zodat discussies over de cijfers wordt voorkomen.

Reporting Services

Naast Excel, kunt u ook met andere applicaties, zoals SQL Reporting services verbinden met de centrale databron, de cube. Met Reporting Services wordt standaard ook Report Builder meegeleverd, waarmee eenvoudige rapporten gemaakt kunnen worden. Zoals lijsten en overzichten die regelmatig terugkeren maar waarbij de analytische functionaliteiten van Excel niet per se noodzakelijk zijn.

Geen wachttijden

Het exporteren en importeren van data kan een tijdrovende klus zijn, bij een OLAP oplossing wordt de data over het algemeen in de nacht uitgevoerd, waardoor de nieuwe gegevens al direct bij het opstaan tot uw beschikking staan. Al het zware werk is uitgevoerd en er kan direct begonnen worden met de analyse van de gegevens.

Excel, Power BI en SQL-Server

De combinatie van  Excel, Power BI en Analysis Services biedt veel voordelen. Hieronder heb ik er een paar opgesomd, maar er zijn er zeker meer. De echte overtuiging komt vaak pas als er daadwerkelijk mee gewerkt wordt. Met regelmaat krijg ik dezelfde reacties terug en krijgt men daadwerkelijk inzicht in de organisatie en is er tijd om na te denken over nog meer toepassingen met Excel, Power BI en Business Intelligence.

Belangrijke voordelen:
  • Exporteren en Importeren niet meer nodig
  • Centraal dus toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers
  • Analyseren kan snel
Nog meer voordelen:
  • Reporting Services kan ingezet worden
  • Regelmatige verversing van gegevens mogelijk
  • Opschoning van gegevens
  • Meerdere systemen samenvoegen in één overzicht
  • Iedere gebruiker beschikt op het zelfde moment over dezelfde gegevens
  • Direct beschikbaar
  • Power BI en Excel