Data organisatie

Als IT-afdeling krijgt u regelmatig vragen over rapportages en analyses. Het is niet altijd eenvoudig om de juiste informatie bij de juiste afdeling aan te leveren. In veel gevallen weten gebruikers nog niet wat ze precies nodig hebben. Veel IT-afdelingen worstelen met dit vraagstuk.

Gebruikers zijn daardoor ontevreden en vinden dat IT te bureaucratisch is. Het is lastig partij kiezen tussen deze twee. En dat hoeft ook niet meer. Door het inrichten van een data organisatie die zowel een stabiele basis als een flexibele basis ondersteund.

Flexibiliteit

De flexibiliteit zorgt ervoor dat gebruikers zelf rapporten kunnen maken met eigen data bronnen of in combinatie met de stabiele databron. Zodra deze rapporten in roulatie gaan, is het verstandig deze te dateren. Als het rapport na een afgesproken periode nog steeds gebruikt wordt, dan kan deze overgedragen worden naar de stabiele variant. Het rapport wordt dan opgenomen in de robuuste data organisatie.

Identificeren van de rapporten

Zodra een data organisatie vorm begint te krijgen, zal dit ook vorm krijgen buiten de IT-afdeling. In vergaderingen worden analyses getoond, waarbij steeds vaker gevraagd zal worden of deze uit de stabiele of de flexibele schil komt.

Kunst is om rapporten die er toe doen, die veel gebruikt worden en die al over de datum zijn zo snel mogelijk naar de stabiele laag te brengen. Om dit te faciliteren is een goed basis datamodel een begin. Dit model kan in een ideale situatie verder uitgebreid worden. Staat los van de applicaties die er gebruikt worden, zodat overgang naar een nieuw systeem of het toevoegen van een ander systeem geen invloed heeft. Het wordt de kennisbank van het bedrijf, die ook zorgt voor de volledige automatisering van de data organisatie. Ook kan deze kennisbank gebruikt worden bij de keuze van een nieuwe systeem. Alle metadata is in dit model aanwezig. 

Business intelligence consultant of data architect

De woordcombinatie business intelligence wordt te pas en te onpas gebezigd. Het kan van alles oproepen. De meeste zullen wellicht denken aan mooie dashboards of uitgebreide Excel analyses. Wat mij betreft toch met name iemand die als business intelligence consultant iets slims roept over de verworven bedrijfskennis.

Verticaal zoeken versnellen met Index en vergelijken

Vert.zoeken (VLOOKUP) is een veel gebruikte functie in Excel. Zeker bij controllers die met veel data te maken hebben en veel controles en rapporten moeten verzorgen.

Een groot nadeel van verticaal zoeken is dat deze methode niet erg snel is. Dus met veel data kan het even duren voordat het resultaat er is.
Dit is met de methode vert.zoeken zelf niet op te lossen, maar wel door een alternatief te gebruiken. Die lijkt in eerste instantie iets moeilijker, maar ik denk dat hij prima te begrijpen is. Even wennen, maar veel voordelen!

Drie totaal verschillende bedrijven in één analyse-omgeving

 

Eén van de meest opvallende opdrachten van de afgelopen jaren is voor mij deze geweest. Een groot bedrijf belt met de vraag of ik iets kan betekenen in hun specifieke situatie. Er vind op dat moment een samenvoeging plaats van drie bedrijven tot één bedrijf. Om het bedrijf te kunnen blijven sturen wil men één analyse omgeving opzetten.

Unmanaged Self-service BI

BI Self service

Het is de droom van iedere gebruiker om zelf met de beschikbare data aan de slag te kunnen. Begrijpelijk, aangezien aanpassingen aan rapporten veel tijd in beslag nemen. Niet eens zozeer om het rapport aan te passen, maar omdat de IT afdeling al druk genoeg is met andere dingen. Het is dan ook niet zo vreemd dat self-service BI oplossingen een belangrijke plaats aan het innemen zijn.